Kai spausdintuvas nusprendžia streikuoti pačiu blogiausiu momentu
Turbūt kiekvienas, dirbantis biure, žino tą jausmą – skubus dokumentas, susitikimas po dešimties minučių, ir staiga spausdintuvas pradeda skleisti keistus garsus arba tiesiog atsisako reaguoti į bet kokias komandas. Šiaulių įmonėse ši situacija nėra išimtis, o greičiau kasdienybė, su kuria susiduria tiek mažos įmonėlės, tiek didesni biurai su keliais dešimtimis darbuotojų.
Spausdintuvų priežiūra ir remontas – tai tema, apie kurią retai galvojama iš anksto. Dažniausiai prisimenama tada, kai jau per vėlu. Tačiau tie, kurie šią sritį tvarko proaktyviai, sutaupo ir pinigų, ir nervų. Šiame straipsnyje pakalbėsime apie tai, kaip Šiaulių įmonės gali protingai spręsti spausdintuvų priežiūros klausimą – nuo paprastų gedimų atpažinimo iki tinkamo remonto specialisto pasirinkimo.
Dažniausiai pasitaikantys gedimai ir ką jie reiškia
Prieš kviečiant techniką, verta bent apytiksliai suprasti, su kuo susiduriate. Tai padės greičiau ir tiksliau apibūdinti problemą, o kartais – net patiems ją išspręsti.
Popieriaus strigimas – klasika. Beveik kiekvienas spausdintuvas bent kartą „suvalgo” lapą. Jei tai atsitinka nuolat, problema gali būti susidėvėję popieriaus tiekimo voleliai, netinkamo formato ar kokybės popierius, arba tiesiog per daug lapų dėkle. Šiuos volelius galima pakeisti – tai nėra brangi procedūra, bet ją reikia atlikti laiku, kol nesugadino kitų mechaninių dalių.
Dryžiai ar dėmės ant spaudinių – dažniausiai tai reiškia, kad laikas keisti kasetę arba valyti spausdinimo galvutę. Lazerinių spausdintuvų atveju dryžiai gali signalizuoti apie susidėvėjusį būgną (drum unit). Svarbu nesupainiot – kasetė ir būgnas yra skirtingos dalys, nors kai kuriuose modeliuose jos parduodamos kartu.
Spausdintuvas neaptinkamas tinkle – šiuolaikiniuose biuruose tai viena labiausiai erzinančių problemų. Gali būti kalta programinė įranga, tinklo konfigūracija arba pats spausdintuvo tinklo modulis. Prieš kviečiant techniką, verta pabandyti iš naujo paleisti ir spausdintuvą, ir maršrutizatorių.
Spausdintuvas spausdina, bet vaizdas išblukęs arba netinkamos spalvos – tai dažniausiai kasetės problema. Tačiau jei kasetė nauja, gali tekti kalibruoti spausdintuvą arba tikrinti spalvų profilius programinėje įrangoje.
Garsai, kurių neturėtų būti – braškėjimas, trakšėjimas, stiprus dūzgimas. Čia jau rimčiau. Tokie garsai dažnai reiškia mechaninį gedimą – susidėvėjusius guolius, pažeistus krumpliaračius ar kitas judančias dalis. Tokiu atveju geriau neeksperimentuoti ir kviesti specialistą.
Pats remontuoju ar kviečiu specialistą – kur riba?
Šis klausimas kyla daugeliui. Atsakymas priklauso nuo kelių dalykų: jūsų techninių žinių, spausdintuvo garantijos ir, žinoma, gedimo pobūdžio.
Yra dalykų, kuriuos biuro administratorius ar IT atsakingas asmuo gali padaryti pats be jokios rizikos:
- Pakeisti rašalo ar tonerio kasetę
- Ištraukti įstrigusį popierių (atsargiai, pagal gamintojo instrukciją)
- Paleisti spausdinimo galvutės valymo ciklą per spausdintuvo meniu
- Atnaujinti tvarkykles (drivers) kompiuteryje
- Perkrauti spausdintuvą ir iš naujo pridėti jį prie tinklo
Tačiau yra situacijų, kai geriau neliesti:
- Spausdintuvas skleidžia dūmus arba yra degimo kvapas – čia jau elektros problema, ir tai pavojinga
- Mechaniniai garsai, kurių šaltinis neaiškus
- Spausdintuvas nukrito arba buvo fiziškai pažeistas
- Problemos su kaitinimo elementu (fuser) lazeriniuose spausdintuvuose – tai karšta detalė, dirbanti aukštoje temperatūroje
- Bet kokie gedimai, jei spausdintuvas dar garantinis
Šiaulių mieste veikia nemažai technikų ir servisų, kurie specializuojasi biuro technikos remonte. Svarbu pasirinkti tuos, kurie turi patirties su jūsų spausdintuvo marke – HP, Canon, Epson, Brother, Kyocera, Xerox ir kiti gamintojai turi savo specifiką.
Techninės priežiūros sutartis – ar verta?
Daugelis Šiaulių įmonių vis dar veikia pagal principą „sugedus – taisysim”. Tai suprantama, ypač mažesnėse įmonėse, kur biudžetas ribotas. Tačiau techninės priežiūros sutartis (angl. service contract arba maintenance agreement) gali būti labai protingas sprendimas, jei spausdintuvas naudojamas intensyviai.
Ką paprastai apima tokia sutartis? Reguliarius profilaktinius patikrinimus, pirmumo aptarnavimą gedimo atveju, tam tikrą kiekį spaudinių arba fiksuotą mėnesinį mokestį, kartais – ir kasetių tiekimą. Kai kurie tiekėjai siūlo vadinamuosius „per page” modelius – mokate tik už realiai išspausdintus lapus, o visa techninė priežiūra įskaičiuota.
Šis modelis ypač tinka įmonėms, kurios spausdina daug – teisinėms kontoroms, buhalterinėms bendrovėms, medicinos įstaigoms, valstybinėms institucijoms. Jei per mėnesį spausdinate kelis šimtus ar tūkstančius lapų, profilaktinė priežiūra tikrai atsipirks.
Prieš pasirašant tokią sutartį, verta atkreipti dėmesį į:
- Reakcijos laiką gedimo atveju – ar garantuojama, kad technikas atvyks per 4, 8 ar 24 valandas?
- Ar sutartis apima visus gedimus, ar tik tam tikrus?
- Kas nutinka, jei spausdintuvas nepataisomas – ar suteikiamas pakaitalas?
- Ar kaina fiksuota, ar gali kisti?
Kaip pailginti spausdintuvo gyvenimą – praktiniai patarimai biurams
Geras spausdintuvas, tinkamai prižiūrimas, gali tarnauti 10 ir daugiau metų. Bloga žinia – daugelis biurų spausdintuvų „miršta” daug anksčiau dėl aplaidumo, o ne dėl fizinio susidėvėjimo. Štai keletas dalykų, kuriuos galima daryti kasdien, kad spausdintuvas tarnautų ilgiau.
Naudokite tinkamą popierių. Tai skamba trivialiai, bet yra labai svarbu. Drėgnas, per senas arba netinkamo svorio popierius sukelia strigimus ir greitina mechaninių dalių dilimą. Rekomenduojamas 80 g/m² biuro popierius, saugomas sausoje vietoje. Jei spausdinate ant specialaus popieriaus (fotografinio, storesnio), įsitikinkite, kad jis tinka jūsų modeliui.
Nepalikite spausdintuvo ilgai nenaudojamo. Rašalinių spausdintuvų galvutės išdžiūsta, jei ilgai nesinaudojama. Jei biuras dirba tik kelis kartus per savaitę, bent kartą per savaitę išspausdinkite bent vieną lapą – tai palaiko rašalą skystą.
Reguliariai valykite. Dulkės – vienas didžiausių spausdintuvų priešų. Kartą per kelis mėnesius verta išvalyti spausdintuvo vidų suspaustu oru (specialiais balionėliais, ne buitiniu dulkių siurbliu). Išorinį korpusą galima valyti drėgna šluoste.
Atnaujinkite programinę įrangą. Gamintojai reguliariai išleidžia firmware atnaujinimus, kurie taiso klaidas ir gerina veikimą. Tai ypač svarbu tinklinių spausdintuvų saugumui.
Nenaudokite pigių neoriginalių kasečių be atrankos. Čia reikia atsargiai – ne visos trečiųjų šalių kasetės yra blogos, bet labai pigios, neaiškios kilmės kasetės gali pažeisti spausdinimo galvutę arba kaupti rašalą netinkamose vietose. Jei naudojate neoriginalias kasetes, rinkitės žinomus gamintojus su gerais atsiliepimais.
Šiaulių rinka: ką verta žinoti renkantis remonto paslaugą
Šiauliai – trečias pagal dydį Lietuvos miestas, ir biuro technikos servisų čia tikrai yra. Tačiau kokybė skiriasi, todėl verta žinoti, į ką atkreipti dėmesį.
Pirmiausia – patirtis su konkrečia marka. Jei turite HP LaserJet ar Canon imageRUNNER, ieškokite serviso, kuris turi patirties su tais modeliais. Geras technikas iš karto pasakys, ar jis dirba su tokiu spausdintuvu, ar ne. Jei atsakymas neaiškus arba „pažiūrėsim” – tai signalas.
Antra – ar servisas siūlo atvykimą į biurą? Daugeliui įmonių patogiau, kai technikas atvyksta vietoje, o ne reikia gabenti sunkų daugiafunkcį įrenginį į servisą. Šiaulių mieste tai tikrai įmanoma – dauguma rimtų servisų siūlo iškvietimo paslaugą.
Trečia – garantija ant atlikto darbo. Rimtas servisas visada suteikia garantiją – paprastai 1–3 mėnesius ant atliktų darbų ir pakeistų dalių. Jei garantija nesiūloma, geriau ieškoti kito.
Ketvirta – skaidrumas kainodara. Prieš pradedant darbus turėtumėte gauti preliminarią sąmatą. Patikimas servisas neprašys mokėti „kiek išeis” – jis įvertins gedimą ir pasakys tikėtiną kainą.
Penkta – atsiliepimų tikrinimas. Prieš skambinant, verta pažiūrėti Google Maps ar kituose šaltiniuose, ką sako kiti klientai. Šiauliuose biuro technikos servisai paprastai turi bent keletą atsiliepimų, iš kurių galima susidaryti vaizdą.
Kada pirkti naują, o ne taisyti seną?
Tai vienas sunkiausių klausimų, su kuriuo susiduria biuro vadovai. Remonto kaina kartais priartėja prie naujo įrenginio kainos, ir tada kyla natūralus klausimas – ar verta?
Bendra taisyklė: jei remonto kaina viršija 50% naujo panašaus įrenginio kainos, rimtai apsvarstykite pirkimą. Ypač jei spausdintuvas jau senas ir tikėtina, kad po šio remonto netrukus reikės kito.
Tačiau yra niuansų. Jei turite aukštos klasės daugiafunkcį įrenginį, kuris kainavo 2000–3000 eurų, ir remontas kainuos 400 eurų – tai vis tiek gali būti protingas sprendimas, nes naujas panašios klasės įrenginys kainuos tiek pat arba daugiau.
Taip pat verta pagalvoti apie tai, kiek laiko spausdintuvas jau tarnauja. Jei jam jau 8–10 metų, net ir sėkmingas remontas gali būti tik laikinas sprendimas – kitos dalys irgi greitai susidėvės.
Kitas aspektas – energijos sąnaudos. Senesni spausdintuvai dažnai naudoja žymiai daugiau elektros nei nauji modeliai. Ilgalaikėje perspektyvoje naujas, efektyvesnis įrenginys gali atsipirkti per sumažėjusias elektros sąskaitas.
Jei nusprendžiate pirkti naują, apsvarstykite nuomą arba lizingą – tai leidžia turėti naują techniką be didelių vienkartinių išlaidų ir dažnai apima techninę priežiūrą.
Biuro technika kaip investicija, o ne išlaidos
Galiausiai verta pakeisti požiūrį. Spausdintuvas biure – tai ne tik išlaidų eilutė, o darbo įrankis, kuris tiesiogiai veikia komandos produktyvumą. Kai spausdintuvas veikia sklandžiai, niekas apie jį negalvoja. Kai sugedęs – visas biuras stoja.
Šiaulių įmonės, kurios į spausdintuvų priežiūrą žiūri rimtai – reguliariai tikrina, laiku keičia kasetes, nesitaupo ant kokybiško popieriaus ir turi patikimą remonto paslaugų tiekėją – paprasčiausiai dirba efektyviau. Tai nėra didelės investicijos, bet skirtumas juntamas.
Jei dar neturite nusistovėjusio sprendimo, ką daryti spausdintuvui sugedus – dabar pats laikas jį susirasti. Pasiteiraukite kolegų, patikrinkite vietinius servisus, galbūt pasirašykite priežiūros sutartį. Šiauliuose galimybių tikrai yra – reikia tik šiek tiek laiko jas išnagrinėti, kol dar nereikia skubiai ieškoti pagalbos likus dešimčiai minučių iki susitikimo.
