Kai biuro technika nustoja paklusti
Daugiafunkcinis įrenginys – tai vienas tų dalykų, kurių egzistavimą pastebime tik tada, kai jis sugenda. Kol spausdina, skenuoja ir kopijuoja be priekaištų, niekas apie jį negalvoja. Bet kai vieną rytą ekrane pasirodo klaidos pranešimas, popierius stringa trečią kartą iš eilės arba spaudiniai ima atrodyti taip, lyg kas nors ant jų išpylė puodelį kavos – tada prasideda tikras galvos skausmas. Ypač jei tai vyksta darbo valandų piko metu ir ant stalo guli dokumentai, kurie turi būti pasirašyti ir nuskenuoti iki pietų.
Šiauliuose daugiafunkcinių įrenginių remonto paslaugos per pastaruosius kelerius metus gerokai išsiplėtė. Tai nenuostabu – miestas auga, smulkaus ir vidutinio verslo daugėja, o kartu auga ir biuro technikos parkas. Tačiau ne visi remonto centrai yra vienodi, ir žinoti, kur kreiptis, į ką atkreipti dėmesį ir kaip pačiam įvertinti situaciją prieš vežant įrenginį į servisą – tai tikrai verta žinoti.
Ką iš tikrųjų reiškia „daugiafunkcinis įrenginys”
Prieš kalbant apie remontą, verta trumpai paaiškinti, su kuo iš tikrųjų turime reikalą. Daugiafunkcinis įrenginys (dar vadinamas MFP – angl. multifunction printer arba MFD – multifunction device) – tai technika, kuri viename korpuse jungia kelis atskirus prietaisus: spausdintuvą, skenerį, kopijavimo aparatą, o dažnai ir faksą.
Rinkoje dominuoja du pagrindiniai tipai:
- Lazeriniai daugiafunkciniai įrenginiai – naudoja tonerio kasetes ir lazerinį spausdinimo principą. Tinka biurams, kur spausdinama daug ir dažnai. Juodai balti modeliai yra pigesni eksploatacijoje, spalvoti – brangesni, bet teikia aukštesnę spausdinimo kokybę.
- Rašaliniai daugiafunkciniai įrenginiai – naudoja rašalo kasetes arba rezervuarų sistemas (vadinamąsias „tankų” sistemas). Tinka ten, kur svarbi spalvų kokybė – pavyzdžiui, fotografijoms ar rinkodaros medžiagai.
Kiekvienas tipas turi savo gedimų specifiką, ir geras servisas privalo mokėti dirbti su abiem. Tai svarbu žinoti renkantis remonto vietą – ne visi specialistai vienodai gerai išmano tiek lazerines, tiek rašalines sistemas.
Dažniausi gedimai ir ką jie reiškia
Daugiafunkciniai įrenginiai gali gesti dėl daugybės priežasčių, bet praktika rodo, kad didžioji dalis atvejų susijusi su keliais pasikartojančiais scenarijais. Žinoti juos naudinga – bent jau tam, kad galėtum prasmingai pasikalbėti su techniku ir suprasti, ką jis tau aiškina.
Popieriaus strigimai – bene dažniausia problema. Paprastai kyla dėl susidėvėjusių paėmimo ritinėlių, netinkamo popieriaus tipo arba dėl to, kad dėkle sudėtas popierius yra drėgnas ar sulipęs. Jei strigimai kartojasi nuolat – tai jau ne atsitiktinumas, o techninis gedimas, kurį reikia šalinti.
Prasta spausdinimo kokybė – dryžiai, dėmės, blankūs spaudiniai, netolygus tonerio paskirstymas. Lazeriniuose įrenginiuose tai dažnai signalizuoja apie susidėvėjusį būgną (drum unit), išsekusį tonerį arba problemą su fiksavimo mazgu (fuser). Rašaliniuose – apie užsikimšusias spausdinimo galvutes.
Skenavimo problemos – dokumentas nuskenuojamas su juostomis, netolygiai arba visai nesiskaito. Dažniausiai kalta nešvari skenavimo stiklo juostelė arba susidėvėjęs skenavimo modulis.
Tinklo ir ryšio klaidos – įrenginys neatsiranda tinkle, kompiuteris jo „nemato”, spausdinimo užduotys stringa eilėje. Tai gali būti ir programinės įrangos, ir aparatinės įrangos problema.
Mechaniniai gedimai – triukšmas spausdinimo metu, neįprastas cypimas, vibracijos. Paprastai reiškia, kad kažkoks mechaninis elementas – ritinėlis, krumpliaratis, diržas – yra susidėvėjęs arba sulaužytas.
Valdymo plokštės gedimai – įrenginys neįsijungia, ekranas neveikia, mygtukai nereaguoja. Tai rimtesni gedimai, kuriems reikia kvalifikuoto techninės diagnostikos.
Kada remontuoti, o kada pirkti naują
Tai klausimas, kurį sau užduoda beveik kiekvienas, kai įrenginys sugenda. Ir atsakymas nėra toks paprastas, kaip norėtųsi. Yra keletas praktinių kriterijų, kurie padeda apsispręsti.
Įrenginio amžius. Jei daugiafunkcinis įrenginys yra senesnis nei 7–8 metai, rimto remonto kaina dažnai artėja prie naujo, panašios klasės įrenginio kainos. Tokiu atveju remontas ekonomiškai nepasitvirtina. Tačiau jei įrenginys yra 2–4 metų, remontas beveik visada apsimoka.
Remonto kaina vs. įrenginio vertė. Bendras nusistovėjęs principas – jei remonto kaina viršija 50% įrenginio rinkos vertės, verta rimtai pagalvoti apie pakeitimą. Jei kaina mažesnė – remontas paprastai apsimoka.
Atsarginių dalių prieinamumas. Kai kuriems senesniems modeliams atsarginių dalių tiesiog nebegamina. Tokiu atveju remontas tampa neįmanomas arba labai brangus, nes dalys ieškomi iš naudotų įrenginių.
Spausdinimo apimtys. Jei per mėnesį spausdinate tūkstančius lapų, investicija į kokybišką remontą ar naują įrenginį greitai atsipirks. Jei spausdinate retai – galbūt pakaktų ir paprastesnio, pigesnio sprendimo.
Geras servisas visada pateiks sąžiningą vertinimą – ar remontas apsimoka, ar geriau investuoti į naują techniką. Jei technikas iš karto, be diagnostikos, sako, kad remontuoti būtinai reikia – tai gali būti signalas būti atsargiam.
Kaip atrodo kokybiškas remontas Šiauliuose
Šiauliuose veikia keletas specializuotų servisų, kurie dirba su daugiafunkcine biuro technika. Tačiau kokybė skiriasi, ir prieš atiduodant įrenginį verta žinoti, į ką atkreipti dėmesį.
Diagnostika prieš remontą. Rimtas servisas visada pradeda nuo diagnostikos – ir paprastai ji yra nemokama arba kainuoja simboliškai. Po diagnostikos turėtumėte gauti aiškų gedimo aprašymą ir remonto sąmatą. Jei technikas iš karto ima remontuoti, nepaaiškindamas, kas sugedę ir kiek kainuos – tai blogas ženklas.
Garantija ant atlikto darbo. Kokybiški servisai suteikia garantiją – paprastai nuo 1 iki 3 mėnesių ant atlikto remonto ir pakeistų dalių. Jei garantijos nesiūloma – verta pagalvoti, ar verta rizikuoti.
Originalios arba kokybiškos alternatyvios dalys. Čia yra subtilybė: originalios gamintojo dalys yra brangiausios, bet patikimiausios. Kokybiškos alternatyvios dalys gali būti geras kompromisas. Tačiau pigios, neaiškios kilmės dalys – tai laiko bomba, kuri gali sukelti naujų gedimų.
Technikų kvalifikacija. Geri servisai dirba su technikais, kurie turi patirties su konkrečiais gamintojais – HP, Canon, Epson, Brother, Kyocera, Ricoh, Konica Minolta ir kt. Kiekvienas gamintojas turi savo technines ypatybes, ir universalus „visų įrenginių meistras” ne visada yra geriausias pasirinkimas.
Iškvietimas į vietą. Daugelis Šiaulių servisų siūlo ir išvykstamąjį remontą – technikas atvyksta į jūsų biurą. Tai ypač patogu didelėms organizacijoms, kurios naudoja sunkius, stacionarius įrenginius. Tokia paslauga paprastai kainuoja šiek tiek daugiau, bet sutaupo laiko ir logistikos galvos skausmo.
Prevencinė priežiūra – kaip išvengti brangių remontų
Daugelis gedimų nėra neišvengiami. Tinkama priežiūra gali gerokai prailginti įrenginio tarnavimo laiką ir sumažinti remonto išlaidas. Tai nėra sudėtinga – reikia tik kelių paprastų įpročių.
Reguliarus valymas. Dulkės – vienas didžiausių biuro technikos priešų. Lazerinių įrenginių viduje kaupiasi tonerio dulkės, rašalinių – džiūstantis rašalas. Reguliarus valymas (bent kartą per ketvirtį) gerokai sumažina gedimų riziką. Tai galima daryti patiems – su suspaustu oru ir švelnia šluoste – arba užsakyti profilaktinę priežiūrą servise.
Tinkamas popierius. Naudokite tik rekomenduojamo svorio ir tipo popierių. Drėgnas, sulipęs ar netinkamo formato popierius – dažna strigimai priežastis. Laikykite popierių sausoje vietoje, ne ant grindų.
Originalios arba sertifikuotos kasetės. Pigios, neoriginalios kasetės gali sutaupyti pinigų trumpuoju laikotarpiu, bet ilgainiui dažnai padaro žalos – užkemša spausdinimo galvutes, pažeidžia būgną ar fiksavimo mazgą. Tai viena dažniausių priežasčių, kodėl įrenginiai atsiduria servise anksčiau laiko.
Programinės įrangos atnaujinimai. Daugiafunkcinių įrenginių gamintojai reguliariai išleidžia programinės įrangos (firmware) atnaujinimus, kurie taisomi klaidas ir gerina stabilumą. Verta periodiškai patikrinti, ar jūsų įrenginio programinė įranga yra naujausia.
Profilaktinis servisas. Jei įrenginys naudojamas intensyviai, rekomenduojama kas 1–2 metus atlikti profilaktinę priežiūrą servise. Technikas išvalys vidų, patikrinks susidėvėjusius elementus ir pakeis juos, kol dar nesugedo. Tai daug pigiau nei avarinis remontas.
Skenavimas ir kopijavimas – specifinės problemos
Nors spausdinimas dažnai sulaukia daugiausiai dėmesio, skenavimo ir kopijavimo funkcijos taip pat turi savo gedimų specifiką, kuri verta atskiro aptarimo.
Skenavimo kokybės problemos dažnai kyla dėl nešvaraus stiklo. Tai skamba trivialiai, bet daugelis žmonių nepastebi, kad ant skenavimo stiklo susikaupė dulkės, pirštų atspaudai ar net smulkūs įbrėžimai. Rezultatas – nuskenuoti dokumentai su dryžiais ar dėmėmis. Sprendimas paprastas: reguliariai valykite stiklą minkšta, nepūkuojančia šluoste ir specialiu stiklo valiklio tirpalu (ne purkštuvu – skystis gali patekti į vidų).
Automatinis dokumentų tiektuvas (ADF) – tai mechanizmas, leidžiantis skenuoti ar kopijuoti kelis lapus iš eilės, nekišant kiekvieno atskirai. Jis dažnai stringa, ypač jei naudojamas su plonais, sulamdytais ar nestandartinio dydžio lapais. Susidėvėję ADF ritinėliai – dažna priežastis, kodėl lapai tiekiami kreivai arba po kelis iš karto. Šių ritinėlių keitimas – gana paprastas ir nebrangus remontas.
Kopijavimo kokybė tiesiogiai priklauso nuo skenavimo kokybės – jei skeneris veikia gerai, kopijos bus geros. Tačiau jei kopijos atrodo kitaip nei originalas – per tamsios, per šviesios, su spalvų iškraipymais – tai gali signalizuoti apie kalibravimo problemą arba susidėvėjusį skenavimo elementą.
Kai remontas tampa investicija, o ne išlaida
Daugiafunkcinis įrenginys nėra tik biuro priedas – tai darbo įrankis, nuo kurio priklauso kasdieniai procesai. Kai jis sugenda, sustoja ne tik spausdinimas, bet ir dokumentų srautas, sutarčių pasirašymas, archyvavimas. Todėl greitas ir kokybiškas remontas – tai ne išlaida, o investicija į darbo tęstinumą.
Šiauliuose rinkos situacija yra palanki vartotojui – konkurencija tarp servisų skatina gerinti paslaugų kokybę ir laikyti kainas pagrįstas. Tačiau tai nereiškia, kad reikia rinktis pigiausią variantą. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau už garantuotą, kokybišką remontą nei taupyti ir po mėnesio vėl stovėti eilėje servise su ta pačia problema.
Praktinis patarimas: prieš atiduodant įrenginį į servisą, užsirašykite tikslų gedimo aprašymą – kada prasidėjo, kokiomis aplinkybėmis, kokie klaidos kodai rodomi ekrane. Kuo daugiau informacijos pateiksite technikui, tuo greičiau ir tiksliau bus nustatyta problema. Taip pat naudinga turėti informaciją apie įrenginio modelį, serijinį numerį ir apytikslį spausdinimo puslapių skaičių (jis paprastai rodomas įrenginio meniu).
Galiausiai – nesitikėkite stebuklų. Jei įrenginys yra senas, intensyviai naudotas ir jau buvo remontuotas kelis kartus, galbūt laikas rimtai pagalvoti apie naują techniką. Šiuolaikiniai daugiafunkciniai įrenginiai yra efektyvesni, greitesni, ekonomiškesni eksploatacijoje ir dažnai turi geresnę garantinę aptarnavimo sistemą. Kartais geriausia investicija yra ne remontas, o atnaujinimas.
